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談談創業中的時間管理
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2013/07/10 13:58
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對於一個事業型的人士來說,時間是最寶貴的資源。時間對每個人來是說都是公平的,不會因為你是領導,上帝就多給你一點時間,也不會因為你是普通人而剝奪你一部分時間。但實際工作中我們常常會發現,有的人整天忙得焦頭爛額,工作效果卻很差。有的人卻舉重若輕,處理大小事情有板有眼,勝似閑庭信步。為什麼差異特別大,這其中除了工作方法、工作環境、工作能力等種種因素外,我想還有一個時間管理的問題。那如何有效利用和管理時間呢,我這裡羅列了幾點。

  1、學會統籌安排。記得我們上中學,語文課本里有一篇數學家華羅庚的科普散文,講統籌安排的妙用。什麼是統籌安排,舉一個簡單例子:你要洗衣服,燒開水,有兩個辦法,一個是先洗衣服,洗完后再燒水。一個是先燒開水,在燒水的同時把衣服洗掉,這兩種處理方式,時間的利用效果差異很大。當然,實際工作要複雜得多,例如,生產過程中,工序安排和各種零件的生產的時間,包括路徑安排,都是有講究的。但這個例子說明,對工作進行統籌安排的重要性。數學中,我記得有一門學科叫《統籌論》,採用數學的方法研究怎樣統籌安排時間、空間和人、財、物,使事物取得整體的最佳效果和最高效率。

  2、辦事要有計劃性,最好每天都制訂工作計劃,把當天必須要做的事情都列出來。制定計劃的時候,要分清事物的輕重緩急,按照事物的重要程度來安排。一般情況下越重要或越緊急的事情越先處理。當然,工作過程中,有些實在難以處理的事情不妨先放一放,處理這類困難事物有兩種方式,一個是先難后易,一個是先易后難(見附件)。

  3、克服惰性,當日事情當日完畢。有惰性的人,一碰到比較困難的事情或一時難以完畢的事情,往往半途而廢。這樣做你會發現,有些事物可能下次要從頭開始,還是要化同樣的時間。有些事情會不斷累積,最後越積越多,而有些事物你甚至可能不了了之,如果經常這樣,你的計劃就會被弄得亂七八糟。可見光有一個好的計劃是不夠的,關鍵是要有一個好的計劃執行能力。

  4、工作要有組織性、工作環境要整理好。檔案怎麼擺放,電腦中的信息怎樣存放,都是有講究的,各種信息和材料要通過分類的辦法有序存放。這樣做不但有利於減少查找信息和材料的時間,提高效率,還有利於減少材料和信息丟失的概率。

  5、提高工作的效率,改進工作方法,有助於節省時間。簡單事情處理改進的餘地不大,但一些複雜事物的處理,多動動腦子,往往可以找到減少處理時間的辦法。

  6、對於領導者來說,工作中要善於授權,把有些事情交給其他人去處理,一些可有可無的事情干脆砍掉,最好是企業運作能科學化、規範化,但又能保持靈活性。

  7、文武之道,一張一弛,計劃不要排的滿滿的,一個是要安排適當的休息時間,另一個是要留有一些余量,因為一項工作到底要多少時間你不一定能準確計算。列寧說,不會休息就不會工作,適當的休息反而有助於提高整個工作效率,減少工作中的差錯。例如午睡,就有助於提高整個下午的工作效率,現在有的公司已經開始重視午休的作用。還有一個,工作安排與人體生物鐘聯繫起來,精神處於低谷的時候要麼不安排工作,要麼安排比較輕鬆的工作。

  8、計劃實施要以工作為標準,而非以時間為標準。時間管理的目的是為了更好地工作。有時一件重要事物的處理往往打亂了一天的工作安排,這是允許的,也是必須的,這樣處理符合要分清事物輕重緩急的原則。有的人因為工作安排被打亂,常常心裡浮躁,覺得亂套了,其實沒有必要,這是按照工作需要而採取的正常的計劃調整。

  9、注意用腦衛生,學會積極的休息。例如學生課程安排時,如果先安排數學課,那麼後面的課程最好安排文科一類的,如音樂課。因為現代研究發現,音樂主要用到右腦,而數學主要用到左腦,左腦發揮主要作用時,右腦就處於抑制和休息的狀態下,這種安排,就是左右腦輪流休息,是一種積極的休息,不但有助於提高學習效率,而且節省時間。還有一種方法是腦力工作和體力工作交替安排,也能起到積極休息的效果。這種積極的休息方法有助於提高時間的利用率和使用效果。

  10、不要忽視一些小的時間片段。實際工作中,你會發現有很多沒有工作任務的小時間片段,時間長了,這些小的時間片段累計起來很可觀。因此你要學會利用時間片段,做一些有用的事情。這樣,在相同的時間內,可能你所做的事情比別人多很多。再如,生活中還有這麼一種現象,有些公司忙的時候忙得一塌糊塗,空的時候則大家又無所事事,這雖然與公司的業務特點有關,但這部分時間浪費非常可惜,公司最好想辦法把這部分時間利用起來,比如可以搞一些活動,如搞一些市場調查、員工培訓什麼的。

  附:解決難題的兩種思路

  解決複雜的事物,常常有兩個思路,一個是先難后易,一個是先易后難,當然實際工作中兩種思路往往交替使用。

  先難后易這種方式適合於以下的情況:事情有一個主要矛盾,並且在主要矛盾不解決的情況下無法解決其他的矛盾,而解決了主要矛盾,其他問題常常迎刃而解。在這種情況下,就要先找出主要矛盾並解決之。使用這個方式的時候,可能會碰到一些問題,主要問題是有時主要矛盾比較明顯,這個時候解決問題就比較容易。但有時主要矛盾不是很明顯,這個時候就需要人們有很敏銳的洞察力,有時還需要一個直覺把握能力。這種洞察力來自哪裡,來自經驗、知識、悟性等。

  另一種辦法是先易后難。所謂從小事入手,從大處着眼。為大於細,圖難於易。適合的情況是遇到的問題比較複雜,常常使我們無從下手。我們可能無法知道事物的主要矛盾和次要矛盾,無法認清事物的整體情況,有時候各種關係錯綜複雜。這個時候,我們可以從直觀的、簡單的或者外圍的事物先着手,如剝繭抽絲,慢慢解決外圍問題。同時不斷根據反饋信息,調整思路和方法,直至最後解決整個問題.

4月13日 12:03:58
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